Typische Herausforderungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen
Viele digitale Probleme entstehen nicht durch fehlende Software, sondern durch gewachsene Prozesse, manuelle Arbeit, verteilte Daten oder schlecht verbundene Systeme.
Die folgenden Beispiele zeigen typische Situationen aus dem Unternehmensalltag und mögliche Ansätze, um Abläufe einfacher, transparenter und verlässlicher zu gestalten.
Dabei steht nicht eine bestimmte Technologie im Vordergrund. Je nach Ausgangssituation kann eine organisatorische Anpassung ausreichen, eine vorhandene Microsoft-365-Lösung sinnvoll genutzt werden oder eine technische Integration notwendig sein.
Worum es typischerweise geht
- Weniger manuelle und doppelte Arbeit
- Weniger Fehler durch Medienbrüche und Copy & Paste
- Klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Abläufe
- Mehr Transparenz über Status, Daten und Kennzahlen
- Bestehende Systeme sinnvoller nutzen und miteinander verbinden
- Technische Lösungen nur dort einsetzen, wo sie tatsächlich einen Mehrwert schaffen
Use Case 1 – Excel-Dateien werden zum Geschäftsprozess
Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug. Problematisch wird es, wenn mehrere Dateien mit der Zeit Aufgaben einer zentralen Datenbasis oder eines vollständigen Geschäftsprozesses übernehmen.
Informationen werden lokal gespeichert, per E-Mail versendet oder in mehreren Versionen parallel gepflegt. Dadurch entstehen Unsicherheiten darüber, welche Daten aktuell und verbindlich sind.
Typische Herausforderungen
- Mehrere Versionen derselben Datei
- Manuelle Übertragung und doppelte Datenpflege
- Hohe Fehleranfälligkeit
- Unklare Zuständigkeiten
- Aufwendige Abstimmung zwischen Beteiligten
Möglicher Lösungsansatz
- Zunächst prüfen, welche Aufgabe Excel im Prozess tatsächlich übernimmt
- Daten und Verantwortlichkeiten klar strukturieren
- Eine zentrale Datenhaltung dort schaffen, wo sie sinnvoll ist
- Standardisierte Eingaben und klare Prozessschritte definieren
- Wiederkehrende Prüfungen oder Benachrichtigungen bei Bedarf automatisieren
Ergebnis: Eine nachvollziehbarere Datenbasis, weniger Versionskonflikte und weniger manueller Abstimmungsaufwand.
Use Case 2 – Freigaben und Abstimmungen laufen überwiegend per E-Mail
Freigaben für Bestellungen, Rechnungen, Anfragen oder interne Vorgänge werden per E-Mail weitergeleitet und individuell nachverfolgt. Solange das Volumen gering ist, funktioniert das häufig noch gut. Mit zunehmender Anzahl werden Status, Zuständigkeiten und offene Aufgaben jedoch schnell unübersichtlich.
Typische Herausforderungen
- Keine zentrale Statusübersicht
- Verzögerungen durch manuelle Rückfragen
- Unklare Vertretungen und Verantwortlichkeiten
- Schwer nachvollziehbare Entscheidungen
- Hohe Abhängigkeit vom Wissen einzelner Personen
Möglicher Lösungsansatz
- Freigabewege und Verantwortlichkeiten zunächst eindeutig definieren
- Anfragen strukturiert statt ausschließlich per E-Mail erfassen
- Statusinformationen zentral verfügbar machen
- Benachrichtigungen und Erinnerungen gezielt automatisieren
- Wo passend, bestehende Microsoft-365-Werkzeuge wie SharePoint und Power Automate nutzen
Ergebnis: Klarere Zuständigkeiten, weniger Nachfragen und ein transparenterer Ablauf.
Mehr zu Microsoft 365 & Automatisierung
Use Case 3 – Dieselben Daten werden in mehreren Systemen gepflegt
Informationen entstehen in einem System, werden anschließend manuell exportiert, kopiert oder in einer anderen Anwendung erneut eingegeben. Solche Übergänge kosten Zeit und sind typische Fehlerquellen.
Typische Herausforderungen
- Doppelte Pflege derselben Informationen
- Fehler durch Copy & Paste
- Unterschiedliche Datenstände in verschiedenen Anwendungen
- Regelmäßige manuelle Exporte und Importe
- Fehlende Nachvollziehbarkeit von Datenflüssen
Möglicher Lösungsansatz
- Analysieren, welches System für welche Information führend sein sollte
- Unnötige Datenübergaben und doppelte Pflege reduzieren
- Vorhandene Schnittstellen oder Automatisierungsmöglichkeiten prüfen
- Datenübertragungen dort automatisieren, wo Aufwand und Nutzen in einem sinnvollen Verhältnis stehen
- Datenflüsse und Fehlerfälle nachvollziehbar dokumentieren
Ergebnis: Weniger manuelle Übertragung, konsistentere Daten und stabilere Abläufe zwischen den beteiligten Systemen.
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Use Case 4 – Reporting kostet regelmäßig viel Zeit
Daten sind grundsätzlich vorhanden, müssen aber für regelmäßige Berichte aus verschiedenen Dateien oder Systemen zusammengesucht, bereinigt und manuell aufbereitet werden.
Typische Herausforderungen
- Hoher Aufwand vor jedem Berichtstermin
- Mehrere unterschiedliche Datenquellen
- Unterschiedliche Definitionen derselben Kennzahl
- Fehlende oder verspätete Kennzahlen
- Viele Zahlen, aber wenig konkrete Entscheidungsunterstützung
Möglicher Lösungsansatz
- Relevante Kennzahlen und fachliche Definitionen klären
- Datenquellen und bestehende Aufbereitungsschritte analysieren
- Wiederkehrende Datenaufbereitung reduzieren oder automatisieren
- Reports auf die tatsächlich benötigten Informationen konzentrieren
- Wo sinnvoll, Daten mit Power BI oder einer anderen geeigneten Lösung visualisieren
Ergebnis: Weniger manueller Reporting-Aufwand, nachvollziehbare Kennzahlen und bessere Entscheidungsgrundlagen.
Use Case 5 – Eine bestehende Automatisierung ist schwer wartbar
Automatisierungen entstehen häufig aus einem konkreten Bedarf heraus und wachsen anschließend Schritt für Schritt weiter. Irgendwann ist nur noch schwer nachvollziehbar, warum bestimmte Schritte existieren, wem die Lösung gehört oder was bei einem Fehler passiert.
Typische Herausforderungen
- Die ursprüngliche verantwortliche Person ist nicht mehr verfügbar
- Fehler werden erst bemerkt, wenn ein Prozess nicht mehr funktioniert
- Änderungen führen zu unerwarteten Nebenwirkungen
- Logik und Abhängigkeiten sind nicht dokumentiert
- Eine kleine Anpassung erfordert unverhältnismäßig viel Aufwand
Möglicher Lösungsansatz
- Bestehende Logik und Abhängigkeiten strukturiert erfassen
- Unnötige Komplexität und doppelte Logik reduzieren
- Fehlerbehandlung und nachvollziehbare Statusinformationen ergänzen
- Verantwortlichkeiten und Betrieb klären
- Die Lösung so dokumentieren, dass sie auch von anderen verstanden werden kann
Ergebnis: Eine stabilere, verständlichere und besser wartbare Lösung.
Use Case 6 – Es ist noch gar nicht klar, welche Lösung sinnvoll ist
Nicht jedes Unternehmen kommt bereits mit einer konkreten technischen Anforderung. Häufig ist zunächst nur klar, dass ein bestehender Ablauf zu viel Zeit kostet, Fehler verursacht oder nicht mehr zur aktuellen Arbeitsweise passt.
In solchen Fällen ist es aus meiner Sicht sinnvoller, zuerst das Problem zu analysieren, statt direkt ein bestimmtes Tool oder eine fertige Lösung festzulegen.
Möglicher Lösungsansatz
- Ausgangssituation und tatsächliches Problem verstehen
- Beteiligte Prozesse, Systeme und Abhängigkeiten erfassen
- Verbesserungsmöglichkeiten nach Nutzen und Aufwand bewerten
- Einen realistischen Lösungsweg und sinnvolle nächste Schritte definieren
Ergebnis: Klarheit darüber, was tatsächlich geändert werden sollte – und was möglicherweise gar keine technische Lösung benötigt.
Wie ich dabei unterstütze
Nicht jede Herausforderung braucht sofort ein größeres Projekt. Häufig ist eine strukturierte Analyse der sinnvollste erste Schritt.
Je nach Thema kann daraus eine konkrete Handlungsempfehlung, eine kleinere Verbesserung oder eine klar abgegrenzte technische Umsetzung entstehen.
Bei Microsoft-365-Themen steht dafür beispielsweise ein kompakter Quick Check als Einstieg zur Verfügung. Bei anderen Fragestellungen klären wir zunächst gemeinsam, welcher Rahmen sinnvoll ist.
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Erkennen Sie sich in einem dieser Szenarien wieder?
Viele dieser Themen lassen sich mit überschaubarem Aufwand verbessern, wenn zunächst sauber geklärt wird, wo die eigentliche Ursache liegt.
Wenn Sie ein ähnliches Problem im Unternehmen haben, beschreiben Sie kurz die aktuelle Situation. Ich gebe Ihnen eine erste Einschätzung, welcher Ansatz sinnvoll sein könnte.